Avant de trier ses mails : faire le point  

Consulter ses mails après les congés est une activité chronophage, mais indispensable pour se tenir au courant des projets en cours. L’idée est d’avoir une vision d’ensemble des messages reçus avant de commencer le tri. Vous pouvez par exemple informer vos collaborateurs de votre retour et les prévenir d’un délai de consultation avant de répondre aux courriels. Cela vous laisse le temps de vous occuper de votre boîte de réception.  

De plus, vous pouvez profiter de ce moment pour vous tenir au courant des événements passés en votre absence et du travail mené sur les projets en cours. Reconnectez-vous d’abord à votre environnement professionnel et identifiez les tâches prioritaires avant de lire vos emails. 

Ensuite, vient le moment de parcourir votre boîte de réception. Un premier coup d’œil vous permet d’avoir une vue d’ensemble, de repérer les sujets récurrents ou urgents et de se faire une première idée sur les actions à mener. 

Bon à savoir : les équipes présentes dans nos espaces de travail Multiburo sont à votre disposition. En effet, nous vous proposons une gamme de services dont l’assistance administrative qui vous permet de vous concentrer sur votre activité. Nous sommes prêts à vous aider ! 

Mettez en place un système pour trier ses mails

Une fois l’inventaire réalisé, il est temps de mettre en place un système de tri pour gérer vos mails de manière organisée et productive. Il existe plusieurs méthodes de faire le tri : à vous de trouver celle qui vous convient le mieux. Et si vous n’en avez pas, voici quelques idées. 

Le tri par date est la méthode la plus évidente. Lisez les objets des mails du plus récent au plus ancien en mettant l’accent sur les mails reçus quand vous étiez hors du bureau. Cela vous donne une vision des informations les plus récentes. 

Vous pouvez également classer vos mails par expéditeur. C’est un bon moyen pour visualiser les échanges avec chaque contact et suivre les dossiers les uns après les autres. Ainsi, vous anticipez les réponses et vous gagnez du temps. 

Une autre méthode pour trier ses mails est de les catégoriser par degré d’importance. Pour cela, identifiez les messages à traiter en priorité ou ayant besoin d’une action de votre part. Vous pouvez pointer ces messages pour qu’ils soient plus visibles dans votre boîte de réception. Vous êtes ainsi concentré sur l’essentiel. 

Bien sûr, ce ne sont que des conseils. La meilleure méthode de tri et consultations des mails, c’est la vôtre ! Un mélange de date et de priorité ? Un simple tri par degré d’importance ? Vous maîtrisez les dossiers et les filtres ? Testez, essayez, c’est le meilleur moyen pour ne pas se noyer sous les courriels. 

Définir des plages horaires pour la consultation 

Une fois que les mails sont classés, triés et traités, comment ne plus se laisser submerger ? Définissez des moments précis pour gérer vos mails. En effet, la consultation constante de votre boîte de réception peut devenir une source d’interruptions fréquentes et une perte de concentration.  

À vous de définir deux ou trois moments dans la journée qui vous conviennent le mieux. Cela vous permet de vous consacrer à la gestion de vos emails sans négliger les autres projets en cours.  

Pendant votre période de consultation des mails, ne vous contentez pas de les lire. En effet, chaque mail reçu doit être suivi d’une action : une réponse immédiate, un archivage, une attribution à un collaborateur ou une suppression. Ainsi, chaque mail est pris en compte, vous savez comment le retrouver et l’action correspondante au mail reçu. 

Même si la tentation de le faire est grande, ne consultez pas votre messagerie en dehors des plages horaires dédiées. Vous gardez votre concentration pour vos tâches en cours. Chaque chose en son temps !  

En mettant en pratique ces techniques de gestion du temps et en utilisant les outils de filtrage appropriés, vous serez en mesure de prioriser efficacement vos e-mails et de traiter les messages importants en premier. Vous gagnerez ainsi en réactivité et en efficacité, en évitant de vous perdre dans un flot d’e-mails non prioritaires.  

Soyez le maître de votre boîte de réception grâce à nos conseils !