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19 Avr 2023

Salles de réunions : 5 critères pour bien choisir

Pour assurer la productivité d’une équipe entre ses quatre murs, une salle de réunion doit remplir de nombreux critères, notamment en termes d’agencement et d’équipement. Alors que les services de location de salles de réunion se développent pour répondre à tous les besoins, quels sont les aspects incontournables à considérer ? Et comment faire le bon choix ? Multiburo vous dit tout.

salles de réunions

Discussion, prise de décision ou partage d’idées… Les salles de réunions constituent un espace central pour les entreprises. Et ce lieu doit répondre à plusieurs contraintes, avec des objectifs bien différents ! La même pièce doit par exemple permettre des échanges stratégiques lors des réunions entre dirigeants, mais aussi contribuer à la culture d’entreprise en offrant un espace de travail collaboratif agréable et confortable aux employés. Autres exemples d’usages : des formations, des séminaires ou des événements internes, comme un afterwork ou une session de team building.

Mais comment trouver la salle de réunion idéale ? L’évolution rapide et récente des manières de travailler bouleversent des habitudes bien établies. Indépendants, PME, employés en télétravail… La location de salle de réunions, pour une journée ou pour une heure, se généralise. La pièce idéale n’est plus forcément au sein de son entreprise : il arrive aussi que de grandes structures choisissent un lieu hors du cadre habituel, par exemple pour des sessions de brainstorming ou de creative thinking. Face aux multiples possibilités de salles qui s’offre à vous, comment choisir ? Voici les critères incontournables à étudier avant de trancher !

1. La superficie des salles de réunions

La surface disponible dans la pièce constitue logiquement le premier élément à considérer. Choisissez votre salle après avoir défini le nombre total de participants à accueillir. Si toutes les personnes doivent être confortablement installées, il sera inutile d’avoir une salle d’une capacité de 30 places pour accueillir 10 participants. Cela pourrait même être contre-productif, en donnant une impression de vide ou de distance entre les collaborateurs rassemblés.

Besoin d’une salle de réunion ? Multiburo vous propose des accès à des salles de réunion parfaitement équipées selon vos besoins. Autre atout : des bureaux disponibles dans les principales gares parisiennes (gare de Lyon, gare Montparnasse, gare Saint-Lazare…) mais également la gare Lille Flandres ou Bruxelles-Central.

2. La localisation

Un critère essentiel : prendre en compte l’emplacement de la salle de réunion. À l’heure des équipes qui sont de plus en plus éparpillées aux quatre coins de la France, une salle de réunion doit être facilement accessible pour tous.

Des espaces correctement desservis en transports ou proches des gares sont à privilégier pour rassembler facilement les participants !

3. Les équipements des salles de réunions

Les équipements et les outils connectés : deux aspects incontournables pour évaluer une salle ! Une bonne connexion Internet, avec un wifi sécurisé et performant, fait partie des prérequis. La salle de réunion doit aussi proposer un tableau blanc (avec des feutres effaçables), un projecteur, ou encore des écrans, selon vos besoins.

Désormais, de nombreuses réunions se déroulent de façon hybride, avec une partie des participants sur place, et l’autre à distance. Soyez vigilant à la qualité des équipements : écran, micro ou enceinte doivent être opérationnels pour communiquer sans souci entre tous.

4. L’éclairage

L’éclairage tient aussi une place importante. Pour le bien-être des participants, une exposition naturelle sera privilégiée, avec des fenêtres ou un puits de lumière, selon le bâtiment. Pour les lumières artificielles, la possibilité de les configurer de différente manière permet de créer une ambiance dans la salle. Cet élément sera d’autant plus crucial dans une pièce aveugle.

Attention aux lumières trop criardes ou trop faibles :  en plus de l’ambiance, l’éclairage prévient surtout la fatigue oculaire et joue un rôle considérable dans le confort, sur la durée, des participants.

5. Vos propres critères

Le lieu doit pouvoir s’aménager en fonction de l’utilisation prévue pour la salle :

  • réunion de dirigeants : ces rencontres nécessitent généralement un espace plus institutionnel et neutre, avec un mobilier classique (fauteuils, tables,…) ;
  • team building : important pour la motivation des employés, favorisez une surface spacieuse, bien éclairée et conviviale. Les fauteuils peuvent laisser la place à des poufs et la tonalité peut être bien plus colorée ;
  • formation : le confort doit primer pour que les collaborateurs soient à l’aise. Les outils doivent être facilement visibles et appropriables par les équipes, dans un cadre qui privilégie l’interaction entre les participants. Plutôt qu’une grande table centrale, plusieurs petits bureaux seront peut-être plus adaptés.

Multiburo vous propose différents services avec la location de la salle de réunion :

  • la restauration : du petit-déjeuner aux plateaux repas en passant par le goûter… Pratique pour agrémenter votre réunion, sans avoir à se préoccuper le jour J des détails logistiques ! ;
  • des services pratiques : à chaque place de nos salles de réunions, vous avez un bloc-note, un stylo et une bouteille d’eau. Et en cas de besoin, nos équipes sont à votre disposition.

5 astuces pour une réunion réussie

Élaborer un ordre du jour : ou comment structurer la réunion, en privilégiant les sujets les plus importants dès le début. Les collaborateurs invités à participer à la réunion doivent avoir un intérêt direct avec les thèmes abordés. Pour les autres, un compte-rendu pourra suffire.  

Rappeler les enjeux : dès le début de la réunion, redonnez les objectifs et déroulez les grandes idées de l’ordre du jour. Les principaux intervenants doivent connaître leur rôle.  

Équilibrer le temps de parole : essayez au maximum de donner un temps de parole équivalent à chacun des participants. Pour inciter les plus discrets à s’exprimer, relancez-les grâce à des questions simples qui viendront dynamiser la réunion. Chacun doit se sentir intégré aux discussions.  

Recentrer les débats : en restant courtois, n’hésitez pas à intervenir en cas de digression, pour faire avancer les échanges et aller droit au but !  

Respecter les horaires : commencez et terminez vos réunions à l’heure. Installez-vous en avance pour pas perdre de temps avec votre préparation et ne jouez pas les prolongations. Des sujets n’ont pas pu être abordés ? Ils feront l’objet d’une autre réunion : les participants resteront concentrés et ne regarderont pas en permanence leur montre.    


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