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13 Sep 2023

Organiser vos réunions en 6 étapes

Les réunions permettent de partager des informations, de prendre des décisions et de maintenir la collaboration entre équipes et collaborateurs. Elles ont pourtant mauvaise réputation : 73% des personnes interrogées aimeraient que leurs réunions soient mieux organisées, 51% des collaborateurs assistent parfois à des réunions sans savoir précisément pourquoi ils sont là et 68% des équipes en France n’ont jamais été formées à faire des réunions. Vous partagez ce constat ? Multiburo vous présente 6 étapes clés pour organiser vos réunions et les rendre efficaces.

organiser vos réunions

En amont de votre réunion 

Étape 1 : définissez votre objectif et l’ordre du jour 

La première étape pour une réunion réussie est de définir un objectif clair et partagé avec les participants. Trop souvent, les réunions sont organisées sans objectif précis, ce qui conduit à des discussions confuses et inefficaces. Quel est le but de cette réunion ? Quels résultats ou décisions souhaitez-vous à la fin de celle-ci ? Un objectif précis vous permettra de guider les échanges et de garder le cap tout au long de la réunion. 

Une fois votre objectif défini, l’ordre du jour découle assez naturellement. Un ordre du jour clair et bien préparé demeure essentiel pour conduire votre réunion. Il permet de définir les différents points à aborder, d’organiser leur enchaînement de manière logique et d’identifier les participants à votre prochaine réunion.  

Par exemple, si vous organisez une réunion pour lancer le déploiement d’un nouvel outil IT, votre objectif pourrait être qu’à l’issue de cet échange, les jalons de ce projet ainsi que les responsabilités de chacun soient identifiés. Cela permettra à tous les participants de comprendre l’enjeu et de préparer leurs interventions en conséquence. 

Étape 2 : Identifiez les participants indispensables 

Si autant de salariés se plaignent des fameuses “réunionites aiguës” c’est peut-être parce qu’elles sont souvent invitées à des réunions sans que leur présence n’y soit fondamentale. 

Maintenant que votre objectif et votre ordre du jour est clairement identifié, vous devriez être en train de visualiser qui inviter. Ne vous laissez pas déborder par ces petites pensées faussement rassurantes “au cas où”, “sait-on jamais”. Vos participants seront beaucoup plus tranchés sur leur présence : soit il fallait qu’ils soient là, soit ils n’en avaient pas besoin ! Invitez donc ceux, et seulement ceux, qui seront déterminants dans les décisions à prendre. 

Le nombre total idéal de participants ? 4 à 6 personnes selon un sondage Cadreo qui a été fait début 2023 auprès de plus de 600 cadres ! 

Étape 3 : fixez un jour et une durée de réunion acceptable  

Les sujets nécessitent plus ou moins de temps d’échanges, mais n’ayez pas peur de fixer une durée qui vous semble courte pour les sujets de run. Trente minutes à 1 heure doivent être suffisants. Cette durée relativement comprise dans le temps vous permettra de conserver l’attention de tous vos interlocuteurs. En effet, selon cette étude, notre attention s’envole au bout de… 52 minutes ! 

Et maintenant, quel jour devez-vous privilégier pour votre réunion ? Mardi est le jour le plus plébiscité. À quelle heure ? Préférez le matin entre 10h et 12h, moment durant lequel vos collaborateurs sont les plus attentifs. 

Étape 4 : choisir le bon cadre pour organiser vos réunions 

Vous avez défini vos objectifs, vos ordres du jour, le jour et l’heure ? Reste à déterminer où vous retrouverez vos collaborateurs ! Pour un sujet de run classique, privilégiez une salle de réunion à proximité de vos bureaux.  

Pour les sujets de fonds, plus stratégiques, qui nécessiteront plus de temps de travail, un temps de réflexion, ou un brainstorming, n’hésitez pas à vous délocaliser.  

Changer de cadre permet de sortir de ses habitudes, de son cadre classique et de se concentrer davantage sur le sujet du jour. Vous pouvez en profiter pour créer un temps de convivialité avec un petit-déjeuner avant de vous mettre au travail. Choisissez alors un espace proche des transports en commun ou d’une gare si parmi vos collaborateurs, certains viennent de région. Ces espaces dédiés à ces réunions disposent généralement d’une équipe attentive à votre confort et au bon déroulement de votre rencontre. En arrivant, votre salle de réunion sera ainsi prête à l’emploi : vidéoprojecteur, café, eau, cahier et stylos, tout sera réuni pour que votre objectif soit rempli. 

Le jour J 

Étape 5 : vous êtes le maître du temps 

Le respect des horaires est essentiel pour maintenir l’efficacité de vos réunions. Veillez à faire respecter votre ordre du jour. Si la tentation est souvent grande d’aborder un nouveau sujet, faites revenir vos participants à l’objet principal de votre réunion et proposez d’y dédier un moment une prochaine fois.   

Pour éviter les dérapages temporels, utilisez des techniques telles que la gestion des interventions prolongées, les mises en attente des sujets non prioritaires et la réduction des hors-sujets. En gardant le contrôle sur le temps, vous maximiserez l’efficacité de vos réunions. 

Repérez également les signes de manque d’attention. Pour réanimer les échanges, vous pouvez changer le ton de votre voix ou donner la parole à un autre collaborateur. Si les discussions s’éloignent des objectifs de la réunion, demandez à une personne de résumer les échanges. Cela permettra de revenir au sujet avec habileté. Et pensez aux pauses si la réunion dure plus de deux heures, prendre l’air permet de se changer les idées ! 

Étape 6 : Remerciez vos collaborateurs et envoyez un compte-rendu

Une fois la réunion terminée, assurez-vous de mettre en place un suivi approprié. Remerciez vos collaborateurs par mail et incluez un compte-rendu de vos échanges et en mentionnant les décisions prises et les porteurs d’actions qui auraient été décidées. Le suivi permet de maintenir l’élan et de concrétiser les décisions prises lors de la réunion. N’oubliez pas au fil du temps de donner les résultats obtenus par les actions décidées lors de votre dernière réunion. 

Vous voilà prêt à organiser de nouvelles réunions ! Grâce à ces 6 étapes, vos réunions seront désormais des moments d’échanges productifs et mèneront à une prise de décisions efficaces pour votre activité. Pensez recette de cuisine : préparez vos ingrédients, ordre du jour, durée, participants, lieu de rencontre ; mélangez en veillant au rythme et à la pertinence des interventions ; récoltez les résultats de votre réunion !  



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