Le coût

La location de bureaux flexibles présente l’avantage du « tout inclus » : l’opérateur gère directement l’entretien et la maintenance des locaux, l’eau, l’électricité, les assurances, la téléphonie et la connexion Internet, les espaces communs, les animations… Tout est inclus dans votre facture, vous n’avez rien à gérer et vous vous concentrez sur votre activité.

A l’inverse, en bail classique, c’est l’entreprise qui devra directement porter la responsabilité et la gestion de toutes les activités annexes liées au bâtiment et à l’expérience utilisateur, ou la sous-traiter à un facility manager. Elle maîtrise ainsi l’ensemble de sa stratégie immobilière mais son investissement à long terme est plus conséquent.

La gestion des surfaces

Présentiel à 100%, mix bureau/télétravail, des équipes en full remote ? Les bureaux flexibles peuvent être une bonne option car ils sont disponibles à la journée, au mois, à l’année ou pour une durée indéterminée, à temps plein ou à temps partiel… Ils permettent d’optimiser les surfaces et de réduire le nombre de postes de travail inoccupés en s’adaptant à votre organisation et vos temps de présence.

Là où un bail classique vous limite dans l’adaptabilité des espaces et peut générer une perte de rentabilité si vos équipes passent en télétravail ou en flex office. Vous devrez ainsi assumer des m² non utilisés. Ou les repenser : espaces de convivialité, salles de réunion, coworking ouvert à l’externe, salle de sports, conciergerie… Cela peut s’avérer pertinent d’investir dans l’expérience et l’engagement de vos collaborateurs en exploitant différemment les surfaces disponibles.

La durée d’engagement

Comme son nom l’indique, le flexible implique une modularité totale sans engagement à long terme.  A la carte ou en abonnement, vous choisissez la durée et la fréquence. Vous faites évoluer vos espaces à la hausse comme à la baisse les besoins de votre activité et de vos effectifs, vous optimisez vos m² et vos dépenses. Ils sont donc particulièrement adaptés pour des entreprises en pleine croissance, avec beaucoup de mouvements.

Le bail classique, lui, engage sur le long terme (3, 6, 9 ans) et nécessite une certaine stabilité et une maturité sur le marché. Cette stratégie immobilière correspondra davantage à une entreprise déjà bien installée, qui souhaite investir durablement dans ses propres locaux.

L’image de l’entreprise

Ici aussi, c’est une question de stratégie. Pour certaines sociétés, notamment aux grandes structures qui ont la capacité d’investir dans le smart building ou à des TPE/PME qui ont besoin de stabilité ou d’avoir pignon sur rue, le recours à des bureaux en bail classique est l’opportunité de construire un flagship et d’assoir leur image de marque et leur culture d’entreprise. Les grands groupes en particulier intègrent souvent l’environnement de travail au cœur de leur stratégie et investissent sur le long terme dans le smart building et l’expérience collaborateurs.

Toutefois, ces structures proposent très souvent le télétravail ou le flex office à leurs collaborateurs et gèrent des équipes à distance. C’est là que le coworking et les bureaux flexibles deviennent intéressants car ils offrent des solutions pour travailler où l’on veut, quand on en a besoin, en dehors des murs de l’entreprise. De plus en plus de sociétés font appel aux espaces de coworking en complément de leur bail classique pour offrir plus de liberté et de flexibilité à leurs salariés et leur permettre de se rassembler régulièrement.

La mutualisation des ressources

Les prestations proposées par les espaces de coworking constituent une véritable plus-value. Lorsque vous louez un bureau flexible, vous disposez également de tout l’équipement nécessaire pour travailler efficacement et immédiatement. Mobilier, connexion Internet, outils bureautiques, boissons, café central, cuisine, espaces de pause et de convivialité, reprographie, climatisation… Ces ressources sont mutualisées avec d’autres entreprises et permettent de réduire les dépenses, et surtout, la consommation énergétique en évitant une sous-utilisation des équipements.

Le risque, si vous optez pour un bail classique, c’est qu’avec des surfaces et postes de travail potentiellement inutilisés, vous consommiez plus que nécessaire avec des équipements qui tourneront totalement ou partiellement dans le vide. Une solution s’offre à vous : investir dans le Smart Building, repenser vos espaces et développer le « vert » dans vos locaux.

Vous l’aurez compris, le choix d’un lieu d’activité dépend de votre budget, de votre activité mais aussi de l’image que vous souhaitez donner à votre entreprise. Les bureaux flexibles comportent de nombreux avantages : offres à la carte ou en abonnement, « tout inclus », modulables et évolutives, en solution principale ou complémentaire, espaces entièrement équipes, networking et services sur place… La solution pour votre entreprise se trouve peut-être sur chez Multiburo !

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