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08 Oct 2022

5 astuces pour mieux organiser vos journées de travail !

Agendas débordés, gestion de l’urgence permanente, priorités de dernière minute qui n’en finissent de s’accumuler, stress face aux échéances incompatibles entre elles, etc. : savoir gérer ses priorités est un atout précieux dans un monde hyperconnecté où les sollicitations digitales omniprésentes viennent fragmenter notre attention.

Notre capacité de concentration à tendance à se réduire, que ce soit au travail ou dans la vie quotidienne, du fait de multiples facteurs polluants. Pourtant, c’est un atout très précieux que nous devons cultiver et entretenir. Aujourd’hui, nous vous donnons les clés pour identifier vos motivations personnelles, améliorer vos usages digitaux, cadrer votre temps de vie en remplaçant le multitasking par le timeboxing, hiérarchiser vos priorités en introduisant par exemple du deep work dans votre routine de travail.

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Commencer votre Detox digitale dès maintenant !

Pour vous rendre plus efficace au travail, enlevez les applications non-essentielles et faites en sorte d’avoir un minimum de notifications. Il est primordial de créer de la distance avec son téléphone pour qu’il ne soit pas un objet de distraction et de perte de temps.

Désabonnez-vous des newsletters envahissantes et évitez de communiquer vos coordonnées le plus rarement possible, bloquez aussi les publicités.

En télétravail, instaurez vous des rituels pour éviter la continuité digitale et imposez-vous des moments de pause et de détente.

Bien dissocier les temps dédiés au pro et au perso

Il est important de bien cadrer ses temps de vie professionnel et personnel en alternant des moments connectés et déconnectés. Ecouter son corps (repas, sommeil) et porter toute son attention à ses moments sacrés. S’accorder des temps de déconnexion : sport, déjeuner, relaxation, temps familial. S’octroyer des temps calmes/ pauses en mettant son téléphone en mode avion le matin et le soir.

Eviter le multi-tasking

Le multi-tasking désigne le fait d’engager simultanément plusieurs missions.

L’efficacité grâce au multi-tâche est un mythe ! A trop vouloir tout gérer en même temps, ne risque-t-on pas d’altérer notre santé et notre qualité de vie au travail ? Il nous fait perdre du temps et a un impact sur notre productivité et sur notre QI.

Selon l’étude réalisée en 2005 pour Hewlett Packard par TNS, « les personnes qui font du multi-tâche subissent une perte temporaire de 10 points de QI, le double de la baisse observée dans les études sur les fumeurs de cannabis ».

Pour y remédier, découvrez des méthodes et des outils pour mieux gérer votre temps et vos priorités :

Adopter la méthode Pomodoro ou le « timeboxing »

La technique Pomodoro apporte justement une méthode pour se concentrer intensément sur une tâche à la fois. Elle propose dons de se consacrer 25 minutes sur une tâche précise, avant de faire 2 ou 3 minutes de coupure, puis 25 minutes sur une autre tâche précise, etc. Vous pouvez aussi l’appliquer sur des tirs groupés, plus communément appelé des batches (une plage horaire continue pour une tâche). Pensez à bien faire des pauses entre les batches que vous pouvez dédier à une marche rapide, un café par exemple afin d’éviter l’épuisement mental.

Mieux vous organiser avec le principe de Pareto 80/20

Vous pouvez utiliser cette méthode pour hiérarchiser vos tâches que vous devez achever pendant la journée. Le principe 80/20 est un phénomène empirique constaté dans certains domaines. De manière générale, 80% des effets sont la résultante de 20% des causes.

Il devient donc contre-productif de fournir un effort (temps, énergie, budget) qu’il serait plus perspicace d’investir dans un autre projet. Et à l’inverse certaines actions peuvent prendre 80% de notre temps, pour un résultat de seulement 20% de réussite.

A vous de déterminer dans votre organisation les 20% consacrés pour 80% d’effets positifs mais aussi les 80% consacrés pour seulement 20% de résultats positifs.

Planifier votre journée en priorisant « les gros cailloux »

Le gravier, le sable et l’eau symbolisent toutes les tâches que nous réalisons en premier qui nous empêche d’accomplir les « gros cailloux », c’est-à-dire les tâches les plus volumineuses et importantes. Par exemple, priorisez les gros cailloux le matin, si vous avez plus de chance d’être moins dérangé par le téléphone ou les e-mails à ce moment. Ensuite éliminez les taches les plus « pénibles » à réaliser. Il est important de vous « récompenser » pour le travail plus pénible accompli par un projet ou tâche plus agréable.

Introduire du deep work ou travail en profondeur dans votre routine de travail

Dans notre article dédié au Deep Work, Bülent Turan, Ancien sportif de haut niveau devenu coach en entreprise le décrit de cette manière : « Il désigne la capacité à mobiliser l’ensemble de ses capacités, aussi bien cognitives que physiques, pour exécuter une mission de manière optimale. »

Pour y parvenir, il faut éliminer toutes distractions jusqu’à la réalisation de la tâche. Si vous travaillez dans un open space, n’hésitez pas à vous isoler avec un casque afin de vous immerger dans un état de concentration qui vous aidera à décupler votre créativité. Cet isolement vous permettra d’accomplir des tâches complexes et d’augmenter votre productivité.

Rédiger votre To Do list

C’est une méthode d’organisation qui consiste à lister les tâches à effectuer.

Il y a plusieurs approches possibles, la master list qui se construit au fil de l’eau, la liste hebdomadaire (1 fois par semaine) et la liste du jour. Il est important d’en avoir une (et une seule) !

Pour aller plus loin, découvrez le replay d’Isabelle Mai, Consultante et formatrice en organisation, qui vous donnera le détail sur chacune de ses méthodes pour mieux gérer vos priorités et votre temps 😉



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